El Control de Lote es un módulo de administración de fecha de vencimiento de inventario que funciona en conjunto con un Sistema de Gestión de Almacenes. No hay dos almacenes exactamente iguales y no todos los almacenes necesitan software de control de lotes de inventario. Eso dicho lote es una característica valiosa para tener en tu bolsillo trasero si o cuando surge la necesidad. El propósito de este artículo es ofrecer una breve descripción del lote, explicar cuándo es importante el software de control de lotes y ofrecer detalles sobre cómo funciona el control de lotes de inventario.
¿Qué es el control de lotes de inventario?
El control de lotes es un concepto relativamente simple. Te da el poder de rastrear el inventario en tu almacén y agrupar artículos en función de la fecha de vencimiento, lote, y/o fecha de entrada o salida del almacén. Usemos los productos farmacéuticos como ejemplo:
Cuando un laboratorio fabrica un lote de un determinado producto, todo el lote se llama “lote”. Cada lote tiene un número de lote identificativo único. El número de lote es un código que identifica la fecha de caducidad de todos los productos de un lote específico en tu inventario. Cuando las botellas entran al almacén, todas esas botellas siguen atadas al mismo número de lote. Debido a que todos los productos individuales son parte del mismo lote, el software de control de lotes asegura que todas las botellas salgan del almacén antes de su fecha de vencimiento. Sin software de lote el inventario puede morir en el estante de su almacén. Esto le hace perder dinero a usted y a su cliente.
¿Qué hace?
El control de lotes también le brinda una capa adicional de control sobre su inventario. Le permite “etiquetar” un producto con su fecha de vencimiento, establecer la rotación de inventario y asegurarse de que los productos más cercanos a su fecha de vencimiento se envíen primero. Pero puede hacer más que simplemente rastrear la fecha de vencimiento del lote de inventario.
Con control de lotes podrás administrar los números de serie de tu inventario, contabilizar las unidades de medida que aplicas al inventario en tu almacén, y organizar tu almacén. El software de control de lotes le indica la ubicación exacta de un artículo específico en su inventario en cualquier momento. Cuando sabe exactamente dónde está cada producto, puede transmitir garantías a sus clientes, a los clientes de sus clientes y a cualquier entidad gubernamental expresamente interesada en sustancias controladas. Además, el control de lotes administra los números de lote de los productos entrantes y salientes. Esto significa que está cubierto para devoluciones y cambios.
¿Cuándo es valioso el software de control de lotes?
Si envía productos perecederos, productos serializados o cualquier artículo altamente regulado, entonces el lote es importante. El lote también es valioso si tiene ubicaciones especiales en su almacén como un área de temperatura controlada. Tal vez tenga números de lote adjuntos a diferentes productos en todo su inventario; el software de control de lotes administra todo eso. Aquí hay algunos ejemplos específicos de cómo el software de control de lotes puede ahorrarle:
Control de lotes con fechas de vencimiento
Como se discutió en el ejemplo anterior, el software de lote le permite administrar números de lote y realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de su inventario. La función de lote en un sistema basado en la nube le permite crear canales claros entre su almacén y la FDA o cualquier organismo rector interesado en los números de lote.
Dos versiones del mismo producto
Si alguna vez has trabajado con acero, pintura, madera o tinte, sabes que no todos los lotes son iguales. Digamos que cumples con pedidos para una empresa de pintura. Actualmente tienes pintura True Berry Blue del Lote o Lote Número A. Cuando tu cliente repone el inventario te envía Pintura True Berry Blue del Lote o Lote Número B. Si bien el inventario es “el mismo”, la realidad es que no hay dos lotes de pintura exactamente iguales; puede haber ligeras diferencias entre los dos lotes.
Cuando recibes un pedido de múltiples latas de pintura quieres enviar todas las latas del Lote A o todas las latas del Lote B. El software de control de lotes te dice qué latas recoger y de qué lote. Esto le ahorra una conversación frustrante con un cliente iracundo.
Retiros de productos
Hablar de una pesadilla. Si usted o un cliente inicia una retirada del producto, la FDA requiere una lista de todos los números de lote involucrados dentro de una hora. El infierno no tiene furia como una agencia gubernamental despreciada. Las tarifas resultantes podrían ponerlo fuera del negocio. El software de control de lotes puede identificar inmediatamente los productos ofensivos en su almacén. Puede cumplir con la FDA mientras mantiene seguros a los consumidores y a su empresa. Si necesita un repaso sobre el dolor de retirada del producto, recuerde la debacle de Blue Bell.
¿Cómo funciona el software de control de lotes?
Cuando usted o su cliente cargan inventario en el Sistema de Administración de Almacenes, existe la opción de agregar una fecha de vencimiento, número de serie y unidades de medida. Su sistema almacena esa información de inventario. También puedes configurar las rotaciones de tu inventario. Algunos ejemplos son Last in First Out, First In First Out, First Expiring First Out, etc. También puede crear un método personalizado si tiene algo único en mente para sus números de lote.
Si la fecha de vencimiento pasa, el sistema le avisará. Luego puede decidir qué hacer con el inventario estropeado en su almacén. Un almacén puede devolver el producto, otro almacén puede destruir el producto y su almacén puede hacer algo completamente diferente. Si tiene un cliente que necesita muchas funciones, siempre debe negociar qué hacer con el producto vencido antes de aceptar el inventario.
Con el software de control de lotes, puede realizar un seguimiento de la información de envíos entrantes y salientes. Cuando una reposición o devolución de inventario llega a su almacén, la información ya estará en su sistema. Todo lo que tendrá que hacer es considerar el estado del producto, guardarle el producto y Circle of Fulfillment continúa.
¿Es el software de control de lotes para usted?
Quizás el software de control de lotes sea adecuado para su almacén y quizás no lo sea. En cualquier caso espero que ahora entienda el valor del control de lotes de inventario, qué puede hacer el software de control de lotes, y cómo funciona el módulo de lote en su Sistema de Gestión de Almacén. Si no ve el valor, tenga en cuenta la función de lote a medida que continúa creciendo. Si desea obtener más información sobre el software de control de lotes de inventario
