Si eres un emprendedor de comercio electrónico, un 3PL, o una tienda de ladrillo y mortero, sabes que la gestión de inventario es clave. Un Sistema de Administración de Inventario (también llamado Software de Administración de Inventario) es inherentemente bastante complejo. De hecho, cuanto más robusto sea su sistema de administración de inventario, más difícil será de entender completamente. En el libro de Ernest Rutherford Einstein: El hombre y su logro, el autor atribuye a Einstein la siguiente cita: “Un supuesto descubrimiento científico no tiene mérito a menos que pueda explicarse a una camarera”. Como ex bartender voy a pasar por encima de la insinuación a favor del concepto.
Usando el puesto de limonada de probada y verdadera como ejemplo, explicaré qué hace un sistema de gestión de inventario y cómo puede ayudar a su empresa de comercio electrónico.
El puesto de limonada
Ya sea como un emprendedor de 9 años o un adulto peculiar y has decidido iniciar un puesto de limonada. Vas a comprar todos tus ingredientes y vender cada vaso por $2. No hay un sistema de gestión de inventario, por lo que vas a tener que amarlo. Decides que necesitarás suficiente para dos lotes. Entonces, compras 4lbs de azúcar, un galón de agua y 24 limones.
A continuación decides hacer solo un lote de 10 vasos y guardar los ingredientes restantes hasta que los necesites. En tu inventario tienes 10 vasos de limonada, 2 libras de azúcar, medio galón de agua, y 12 limones.
Desafortunadamente, el día rápidamente se volvió nublado y alrededor de la 1 de la tarde comienza a llover. Al final del día solo has vendido 4 míseros vasos de limonada. No usas conservantes en tu puesto al borde de la carretera, por lo que tiras los 6 vasos restantes. Además, recuerdas que mañana vas a salir de la ciudad. Los limones que compraste se echarán a perder antes de tu regreso.
Aquí está la situación: gastaste $11 dólares en ingredientes, pero solo ganaste $8. Ahora, vas a tener que gastar más dinero para recuperar tus costos.
El Sistema de Gestión de Inventario salva el día
Antes de explicar cómo puede ayudar un Sistema de Gestión de Inventarios, primero quiero desglosar las tres palabras. “Inventario”, “Administración” y “Sistema”.
Inventario
Esto es lo que tienes en stock. O mejor dicho, lo que tienes disponible para vender. En el ejemplo del puesto de limonada, es poco probable que vendas un solo limón a un transeúnte. A pesar de que estos son ingredientes, todavía se cuentan como inventario porque conforman lo que vendes: limonada. Inventario es lo que tienes que vender.
Administración
La idea de que un sistema de gestión de inventario solo monitorea los niveles de inventario es un error común. Para que un sistema de administración de inventario sea incluso remotamente útil, necesita hacer mucho más. Si estás en comercio electrónico, un sistema de gestión de inventario rastrea todo, desde el proveedor hasta el consumidor. Eso incluye inventario, costos, vencimiento, números de serie, unidades de medida y variaciones de productos. Además, su sistema de administración de inventario también rastrea las devoluciones de comercio electrónico. La administración se aplica a todas las partes de su cadena de suministro.
Sistema
El valor de un sistema de gestión de inventarios radica en la última palabra. Un sistema es un proceso replicable. Significa que puedes repetir acciones y esperar el mismo resultado. Un sistema es un proceso replicable.
Pongámoslo todo junto. Un sistema de administración de inventario es un proceso para administrar todo lo que vende.
Cómo ayuda un sistema de administración de inventario
Alejémonos un paso del modelo de comercio electrónico y echemos un vistazo a nuestro puesto de limonada.
Previsión
Un sistema de administración de inventario ayuda con la previsión. En términos de limonada, eso significa que miras el pronóstico del tiempo y consideras cómo podría afectar tus ventas. El pronóstico mejora con el tiempo. Cuanta más limonada vendas, mejor será tu pronóstico.
El pronóstico también dice: “Oye, por lo general solo vendo 8 vasos al día de lunes a viernes, así que no hagas más que eso”. Un sistema de administración de inventario le brinda información para ayudarle a gastar menos y a hacer más.
Evitar fechas de caducidad
Su sistema de administración de inventario toma en consideración las fechas de vencimiento. De hecho, su sistema de gestión de inventario realmente odia los productos caducados. Sabe que tendrás que verter limonada desperdiciada y tirar los limones en mal estado. Si nuestro puesto de limonada tuviera un sistema de gestión de inventario, sabríamos no comprar dos lotes de inventario. De hecho, ni siquiera deberíamos comprar un lote.
En lugar de gastar $6 en limones, realmente solo necesitamos $2 por valor de $2. Siendo que el agua y el azúcar no se echan a perder, no necesitas preocuparte por las fechas de vencimiento de esos dos artículos. Y su sistema de administración de inventario también lo sabe.
Evite los desabastos
Vamos a tomar esto en la otra dirección. En lugar de un día nublado, el día era soleado. Rápidamente vendimos de nuestro primer lote. A las 2 pm ya hemos agotado nuestro segundo lote. Resulta que nuestros clientes están enviando a sus amigos y debería haber una gran prisa a las 4 de la tarde. Desafortunadamente, ¡estamos sin inventario! Perdimos la oportunidad de capitalizar el crédito callejero y estamos perdiendo mucho dinero.
Un sistema de administración de inventario utiliza la previsión para hacernos saber cuándo necesitamos comprar reposiciones. Si tenemos pronósticos, nuestro sistema nos prepara para las prisas y no vamos a perder dinero. Y nos encanta el dinero.
Sin inventario estancado
El inventario estancado ocurre cuando un producto no apto para la venta se encuentra en el estante. Algunos ejemplos de inventario estancado son Sombreros de Santa en febrero, ropa fuera de estilo, 2y Generación de fundas para iPod, etc. No quieres que el inventario se estanque porque a menudo te cuesta dinero para que el inventario se asiente en un almacén. Una vez más, un sistema de administración de inventario utiliza pronósticos para evitar esta situación.
Mejora el flujo de efectivo
Nos prestamos $20 a nuestros padres para iniciar este puesto de limonada y solo ganamos $8. Tenemos que usar esos $8 para comprar más inventario para vender, lo que significa que todavía estamos pellizcando centavos. Un sistema de gestión de inventario te mantiene operando con una ganancia, por lo que tienes el flujo de caja para seguir creciendo.
Administración de Proveedores
Si bien un sistema de gestión de inventario nos ahorra dinero, también nos ahorra tiempo. ¿Cómo se obtienen los limones? Te pasas media hora yendo a la tienda, comprando producto, y conduciendo a casa. ¿Qué pasa con tu empresa de comercio electrónico? ¿Pasas mucho tiempo en el teléfono? ¿Envia muchos correos electrónicos? ¿Qué tan confiable es su cadena de suministro? Con un sistema de administración de inventario, virtualmente elimina el tiempo que dedica al abastecimiento. Simplemente haga clic en un par de botones y estará listo para comenzar.
Si bien estamos en el tema, ¿y si la tienda de abarrotes junto a tu casa se queda sin limones saludables? ¿Te saltas el trabajo del día o vas a una tienda de abarrotes diferente? Un sistema de gestión de inventario no solo puede monitorear sus niveles de inventario, sino que también le permite obtener de múltiples proveedores. Y rápido.
Reduzca los costos de almacenamiento de información
Si bien es poco probable que tus padres te cobren por almacenar tu inventario, la mayoría de los 3PL lo hacen. El azúcar y el agua no tienen fecha de caducidad, pero si no tienes limones entonces no puedes hacer limonada. Esto significa que estás pagando para almacenar inventario que ni siquiera puedes vender. Esta es una situación de perder, perder, perder. Pierdes en las ganancias. Pierde el dinero que gasta en almacenamiento. Tu empresa de cumplimiento pierde en las ganancias del envío de tus mercancías.
Una vez más, un sistema de gestión de inventarios predice estas situaciones con el fin de evitarlas.
Conclusión
Podemos seguir adelante sobre el valor de un sistema de gestión de inventario, pero espero que estés consiguiendo punto. He expuesto algunos problemas de inventario bastante comunes y expliqué cómo un sistema de administración de inventario puede aliviar esos dolores. Vale la pena señalar, sin embargo, que un sistema de gestión de inventarios puede hacer mucho más.
No tocamos la coordinación de inventario en todas sus plataformas de comercio electrónico. Tampoco hablamos de devoluciones y cambios. Y no discutimos cómo monitorear los artículos lesionados. Un sólido sistema de administración de inventario puede hacer todo esto y más. Esperemos que con esta información pueda continuar explorando el valor de un sistema de administración de inventario. Si tiene preguntas o quiere saber más sobre las soluciones de inventario de Shipedge, puede contactarnos aquí.
