Comprender los costos de transporte de inventario de impacto financiero en almacenes

¿Cuál es el costo de mantener inventario en un almacén?

Los costos de transporte de inventario son los costos financieros de mantener inventario en un almacén.

Estos costos incluyen el costo del espacio de almacenamiento, el seguro y la mano de obra.

Los costos de transporte de inventario son una medida vital para evaluar la eficiencia de sus operaciones. Elevados gastos de mudanza puede indicar un exceso de inventario en relación con la demanda, lo que requiere ajustes a la frecuencia de pedidos por parte de fabricantes o distribuidores o una oportunidad para mejorar la rotación de existencias.

Por ejemplo:

• Una empresa con altos costos de transporte de inventario puede ordenar demasiadas listas o mantener existencias durante demasiado tiempo. Esto puede dar lugar a varios problemas, como problemas de flujo de efectivo, obsolescencia y daños.

Las empresas pueden mejorar su rentabilidad y lograr un tremendo éxito financiero mediante reducción de los costos de transporte de inventario con la ayuda de algunas herramientas como, por ejemplo, Administración de Almacén Shipedge Software. Este artículo le presentará algunas preguntas críticas sobre los costos de transporte de inventario. También le explicaremos cómo nuestro WMS puede ayudarle a controlar los costos de toma de almacén.

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¿Por qué es importante calcular los costos de transporte de inventario?

Dado que los costos de tenencia pueden constituir una parte significativa de los gastos totales de inventario, ejercen una influencia sustancial sobre el bienestar financiero general de una empresa. Sin la capacidad de cuantificar los gastos vinculados al mantenimiento de inventario, logrados a través de la implementación de un inventario o un sistema de control de existencias, un negocio puede enfrentar desafíos de flujo de caja.

Además, una empresa podría, sin saberlo, renunciar a oportunidades atractivas de inversión y crecimiento cuando un capital excesivo está atado en el inventario, todo debido a la falta de conciencia sobre el obstáculo de los costos de carga.

Hay razones adicionales por las que los costos de tenencia tienen importancia:

• Planificación de la producción: Cuando una empresa comprende su gasto en almacenamiento de inventario, puede reevaluar su calendario de producción. Por ejemplo, la compañía puede mantener un stock mínimo si un producto en particular se puede producir rápidamente. Por el contrario, un artículo con alta demanda y bajos costos de transporte podría justificar la asignación de más espacio en el almacén. El empleo de un proceso de Planificación de Requisitos de Materiales (MRP) puede ofrecer información valiosa.
• Análisis de rentabilidad del inventario existente: Mediante el cálculo de los costos de transporte de inventario y el seguimiento meticuloso del valor de cada producto, una organización puede proyectar con mayor precisión las ganancias que puede derivar de su inventario existente. Teniendo en cuenta que gastos de transporte son un gasto sustancial de inventario, esta información facilita una evaluación más clara de la rentabilidad específica del artículo.
• Contabilidad de inventarios: El inventario se ubica entre los gastos más significativos para muchas empresas, lo que requiere cálculos precisos de los costos asociados con la tenencia de inventario y el valor de los productos. El equipo de contabilidad se basa en estos datos para producir estados financieros precisos.

¿Cuáles son los costos asociados con mantener niveles excesivos de inventario?

En las siguientes secciones se explorarán los diversos costos de mantener niveles excesivos de inventario. Comprender estos gastos es crucial para las empresas que buscan optimizar las estrategias de administración de inventario y mejorar su salud financiera. Exploraremos el impacto del exceso de inventario en los costos de transporte, los gastos de almacenamiento de información y más.

1 — Seguridad

Los almacenes a menudo albergan artículos de inventario valiosos y atractivos, lo que los hace susceptibles a pérdidas anuales significativas debido al robo, inflando así los costos de almacenamiento. Por el contrario, es posible que algunos almacenes no alberguen artículos de alto valor, pero aún podrían enfrentar el robo interno, particularmente de herramientas pequeñas. Para mitigar estos riesgos, los gerentes de almacén pueden considerar la implementación de las siguientes medidas:

• Restringir el acceso al personal autorizado, limitando la entrada al personal del almacén solamente.
• Asegurar el local cerrando edificios cuando no estén en uso y, en su caso, contratar personal de seguridad.
• Implementar verificaciones rigurosas para todas las mercancías entrantes, asegurando la precisión de la cantidad, peso y especificaciones.
• Establecer sistemas robustos para la comprobación de existencias y auditoria.
• Hacer cumplir estrictos procedimientos de autorización para la emisión de artículos, requiriendo firmas adecuadas y autorización en las solicitudes.
• Mantener registros de inventario meticulosos, documentando todos los elementos entrantes y salientes para detectar discrepancias con prontitud.

Salvaguardar los almacenes contra robos y hurtos es crucial, ya sea que albergan artículos valiosos o menos costosos. Implementar medidas de seguridad, como instalar cámaras de seguridad o contratar guardias de seguridad, controles rigurosos, y meticuloso mantenimiento de registros, protege el inventario y contribuye a que sea más eficiente y rentable administración de almacén.

2 — Seguros

El inventario debe protegerse a través de la cobertura de seguro contra peligros potenciales, tales como incendio, robo o daño. La cantidad de bienes almacenados en inventario influye directamente en los costos de seguro para la cobertura del almacén, con valores de existencias más altos que conducen a primas más altas por pérdida o protección contra daños. Por lo general, a medida que aumenta el valor del inventario, las primas de seguros también aumentan, y a la inversa, disminuyen a medida que disminuyen los valores de inventario.

3 — Espaciado Usado

El cantidad de inventario disponible impacta directamente el espacio necesario dentro de la instalación de almacenamiento de información.

Al reducir el exceso de existencias a un mínimo razonable, se puede minimizar el tamaño del almacén.

La utilización eficiente del espacio sirve como indicador de la eficacia de las tiendas. Un almacén en gran parte vacante resulta en gastos derrochadores como renta, servicios públicos, mano de obra y costos de equipo. Para optimizar las finanzas, es esencial mantener un almacén debidamente lleno que se alinee con los requerimientos de servicio de la organización. Es importante enfatizar que esto no implica sobrellenar el almacén. Si es demasiado espacioso, incurre en costos innecesarios. En tales casos, se debe considerar la posibilidad de reutilizar o arrendar el espacio sobrante para necesidades de almacenamiento temporal externo.

Es esencial lograr el equilibrio adecuado en la utilización del espacio de almacén para optimizar la eficiencia operacional y minimizar los costos innecesarios, asegurando que las instalaciones de almacenamiento de información atiendan las necesidades de la organización de manera efectiva.

4 — Mercancías Dañadas

El mal manejo de los artículos almacenados puede resultar en daños, afectando particularmente a productos frágiles como el vidrio, pero incluso los materiales robustos como el acero pueden distorsionarse cuando se manejan mal. Incluso artículos aparentemente duraderos como bloques de concreto pueden incurrir en astillas por accidentes.

Dicho daño hace que los artículos sean inutilizables, lo que requiere su reemplazo a un costo adicional para la organización, lo que efectivamente canaliza el dinero gastado. Además, el valor potencial de reventa a otros usuarios disminuye significativamente, con solo una fracción recuperada a través de la venta de chatarra. El seguro puede servir como un factor atenuante.

Para reducir daño de stock ocurrencias, considere la posibilidad de implementar las siguientes medidas:

• Llevar a cabo inspecciones meticulosas de las existencias entrantes a identificar y abordar daños o paquetes inadecuados artículos de protección.
• Adherirse a un”primero en, primero en salir” (FIFO) enfoque de uso para asegurar la rotación de existencias.
• Mantener condiciones ambientales adecuadas, como temperatura y humedad, adaptados al tipo de stock específico.
• Brindar capacitación a todo el personal sobre el manejo del uso del equipo y enfatizar la importancia de un manejo cuidadoso de las existencias.

Minimizar el daño al stock es crucial para evitar costos y desperdicios innecesarios, y se puede lograr a través de una inspección diligente, manejo adecuado y condiciones de almacenamiento adecuadas, preservando en última instancia el valor del inventario para la organización.

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5 — Depreciación

Ciertos artículos o materiales almacenados pueden sufrir deterioro con el tiempo, lo que lleva a resultados no deseados:

• El papel puede decolorarse
• Los artículos de hierro y acero pueden desarrollar óxido
• La tecnología puede volverse obsoleta

Similar a los daños, el deterioro incrementa los gastos de almacenamiento de información porque los artículos afectados pierden su utilidad. Se incurre en costos de reemplazo por artículos deteriorados, aunque algunos pueden encontrar valor en venderlos para chatarra, mitigando estos gastos. El seguro también puede servir como salvaguardia contra dichas pérdidas.

Para minimizar el riesgo de deterioro, reducir los niveles de existencias puede ser eficaz.

Sin embargo, un enfoque más proactivo implica almacenar bienes susceptibles en condiciones adecuadas, como mantener materiales sensibles a la humedad en ambientes secos.

6 — Fraude

Actividades fraudulentas puede ocurrir cuando un un miembro del personal intenta obtener beneficios personales no autorizados u oculta ineficiencias, como pérdidas de acciones. A continuación, se presentan algunos casos comunes de fraude en almacenes derivados de acciones ilegales:

• Informar falsamente que los materiales se entregaron con escasez por parte del proveedor, incluso cuando todo el envío se recibió con precisión.
• Afirmando falsamente que los materiales llegaron dañados o defectuosos del proveedor, en tanto que en realidad fueron entregados en buenas condiciones.
• Seleccionar intencionalmente más artículos de los requeridos para un pedido, lo que resulta en materiales excedentes dejados en el piso del almacén, vulnerables al robo.
• Agregar materiales adicionales a un vehículo de entrega para un envío no autorizado.
• Compartícipe en un robo directo.
• Descuidar registrar correctamente ciertas devoluciones de existencias valiosas (artículos devueltos por usuarios o clientes por falta de necesidad) y posteriormente robándolos.

Para prevenir o reducir el fraude, es esencial documentación de mandato para cualquier material que salga del área de almacén. Liberar materiales sin la documentación adecuada no solo conduce a pérdidas de inventario sino que también abre la puerta a actividades fraudulentas. Hoy en día, la práctica de emitir existencias sin la documentación adecuada se limita principalmente a operaciones mínimas de almacenamiento o pequeñas empresas de propiedad privada. La documentación y supervisión vigilantes son cruciales para mitigar el fraude en el almacén y garantizar la integridad de la administración de inventario.

7 — Empleados

Esto se refiere a los gastos incurridos en mano de obra para tareas como recepción de productos, almacenamiento, cumplimiento de pedidos y diversas interacciones. Con frecuencia, las empresas pueden reconfigurar sus diseños de almacén para mejorar la eficiencia de los empleados, como almacenar artículos de alta demanda más cerca de las estaciones de empaque o integrar la automatización junto con los trabajadores humanos. Vale la pena explorar varios enfoques de selección y emplear un software que identifique rutas de recolección óptimas para el personal, especialmente cuando los costos de mano de obra están en aumento.

8 — Retrasos en la innovación

Cuando una empresa prioriza sistemáticamente la eliminación del inventario excedente, puede descuidar la innovación y no generar ideas sobre soluciones como la introducción de características solicitadas por los clientes o nuevos productos. Las empresas pueden quedar atrapadas en este ciclo cuando mantienen continuamente existencias excesivas. Al optimizar los niveles de inventario, pueden asignar recursos a actividades de investigación y desarrollo.

9 — Costos administrativos

Gastos administrativos abarcan un amplio espectro de costos, tales como impuestos a la propiedad, mantenimiento de instalaciones, saneamiento, transporte y depreciación de equipos. Por lo general, cuando una empresa mantiene un inventario más grande, incurre en mayores costos administrativos, en parte debido al requerimiento de una instalación más grande.

Cómo calcular el costo de transporte de inventario usando una fórmula

Las empresas deben evaluar rutinariamente sus gastos de mantenimiento de inventario para medir si estos costos constituyen una fracción desproporcionada del valor general del inventario. Este cálculo ayuda a las empresas a determinar cuándo deben reevaluar sus métodos y procedimientos.

Para calcular encostos de transporte de ventarios, inicialmente se agregan los gastos antes mencionados:

• Capital
• Almacenamiento
• Labor
• Transporte
• Seguros
• Impuestos
• Administrativa
• Depreciación
• Obsolescencia
• Contracción

A lo largo de un año. A continuación, divida estos costos de transporte por el valor total del inventario y multiplique el resultado por 100 para obtener un porcentaje.

Costos de Transporte de Inventario = Costo de Almacenamiento de Información/Valor de Inventario Anual Total x 100%

¿Por qué las empresas tienen inventario?

Lograr el equilibrio perfecto de inventario es un reto complejo. Numerosas empresas creen que es preferible mantener un exceso de artículos en lugar de arriesgar la escasez que podría conducir a la pérdida de ventas y un daño potencial a las relaciones con los clientes. A continuación, se presentan algunas racionalidades adicionales para que las organizaciones retengan niveles excesivos de existencias, inflando así sus gastos de transporte de inventario.

1 — Stock de seguridad

Mantenimiento niveles de inventario alineado con precisión con la demanda anticipada puede ser una estrategia precaria. Por lo tanto, la mayoría de las empresas mantienen una cierta cantidad de stock de seguridad, que comprende un inventario adicional para dar cuenta de circunstancias imprevistas como un aumento repentino de la demanda, retrasos imprevistos de los proveedores o daños en el envío. Si bien es recomendable tener stock de seguridad para artículos populares, es esencial ejercer discreción, ya que el exceso de existencias de seguridad puede dar lugar a aumentos injustificados en los costos de tenencia.

2 — Demandas cíclicas o estacionales

Algunas empresas, especialmente en sector minorista, generan la mayor parte de sus ingresos anuales dentro de un período de tiempo concentrado, lo que hace hincapié en la importancia de una gestión eficaz del inventario minorista. Por ejemplo, un minorista de productos electrónicos podría experimentar un aumento sustancial en pedidos durante los meses anteriores el vacaciones de invierno, mientras que un fabricante especializado en juguetes inflables para piscinas puede operar principalmente durante la primavera y principios del verano. Para prepararse para estos periodos críticos, estas empresas suelen acumular importantes reservas de inventario antes de la temporada alta.

3 — Inventario Periódico

Siguiendo el generación de predicciones de ventas, una empresa adquiere inventario de ciclo. Esta inventario es esencial para satisfacer la demanda esperada de diferentes productos y es distinto del stock de seguridad, el cual está reservado para contingencias imprevistas. Todas las empresas que se ocupa de productos físicos deben mantener inventario de ciclos, también conocido como stock de trabajo, para satisfacer la demanda de los clientes e impulsar las ventas. La precisión en el pronóstico y el conteo de ciclos diligente es esencial para mantener el nivel adecuado de inventario de ciclos.

4 — Inventario en tránsito

En-inventario de tránsito se refiere a productos que una empresa ha adquirido pero que aún no ha tomado posesión física.

Dependiendo de la ubicación del proveedor y la naturaleza del producto, los plazos de entrega pueden extenderse por varios meses, lo que resulta en un período de tránsito prolongado para el inventario.

Las empresas deben tener en cuenta estas mercancías en tránsito a la hora de diseñar estrategias de adquisiciones futuras, aunque pueden ser fácilmente ignoradas ya que no han llegado al almacén. Esto se vuelve particularmente significativo si la empresa carece de un sistema de gestión de inventario que proporcione actualizaciones en tiempo real sobre el estado de todas las órdenes de compra.

5 — Inventario muerto

Inventario muerto es un sinónimo de inventario obsoleto. Esto se refiere a productos que una empresa ya no espera poder vender y con frecuencia se registran como pérdidas.

El inventario muerto puede persistir en un centro de distribución o área de almacenamiento de información, aumentando de manera silenciosa y consistente los gastos de retención de inventario, a menudo sin que la administración de la empresa sea consciente de ello.

Costos de transporte de inventario tienen un impacto significativo en la administración del inventario por varias razones que afectan directamente el desempeño financiero, el flujo de caja, la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa general de una empresa.

Cómo reducir los costos de transporte de inventario

Existen varios enfoques que las empresas pueden emplear para reducir sus gastos relacionados con tenencia de inventario, y algunos de estos enfoques exigen sólo una mínima inversión de tiempo y esfuerzo. Las tácticas acertas para disminuir el gasto en el mantenimiento de bienes en almacenamiento abarcan:

1 — Reducir la cantidad de inventario en stock

A pesar de que el COVID-19 la pandemia ha expuesto las vulnerabilidades de confiar en un estrategia de inventario justo a tiempo, las empresas a menudo todavía mantienen existencias excesivas o artículos en stock que no son ideales. Para abordar esto, comience por monitorear un conjunto de indicadores clave de desempeño (KPI) relacionados con su inventario. Estos KPIs puede ayudar a evaluar cada SKU idoneidad para el almacenamiento y determinación de la cantidad correcta para almacenar.

Si bien la previsión precisa es crucial, tener un software que notifique a los equipos de adquisiciones cuándo es el momento de reordenar y sugiera cantidades adecuadas de pedidos es igualmente importante.

Lograr el equilibrio adecuado puede requerir tiempo y experimentación, pero el esfuerzo vale la pena, ya que los niveles de inventario optimizados conducen a ahorros significativos de costos.

2 — Acelere la velocidad a la que se vende el inventario

Aumentar su tasa de rotación es otro método efectivo para reducir los gastos asociados con el almacenamiento de inventario, ya que reduce la duración que los productos permanecen en su inventario. Determine su tasa de rotación utilizando la siguiente fórmula:

Tasa de venta a través = (número de unidades vendidas durante el período/# de unidades recibidas al inicio del período) x 100

Evaluar el desempeño de todos sus productos cada mes para determinar si se están vendiendo al ritmo previsto. Si el volumen de negocios es superior o no cumple con las expectativas, realice los ajustes necesarios. Una vez más, pronósticos precisos reducirán la presencia de inventarios excedentes que se mantienen estancados y se deprecian.

Además, la capacidad de descifrar tendencias específicas para su negocio y mercado mejorará su ratio de rotación de inventario. En los casos en que las empresas encuentran su inventario moviéndose de manera lenta, se pueden emplear promociones y agrupamiento para facilitar su despacho.

3: Actualizar el espacio de almacenamiento

Muchas empresas no logran optimizar su espacio disponible. Es notable cómo hacer alteraciones físicas en un almacén o tienda puede disminuir significativamente los gastos asociados con la retención de inventario.

Pequeños ajustes como implementar contenedores para un almacenamiento más organizado, instalar estantes para maximizar el espacio vertical o colocar artículos populares en un área central pueden resultar en una reducción de los costos de mano de obra y almacenamiento.

Además, si rediseñar a planta de fabricación o almacén, puede disminuir la probabilidad de que el inventario sea pasado por alto, con lo que se reduce el capital, la depreciación, la obsolescencia, los seguros y los gastos fiscales.

4 — Invertir en un Sistema de Software de Gestión de Inventario o Almacén

Tecnología desempeña un papel crucial al proporcionar a los líderes de la cadena de suministro la información necesaria sobre su inventario, lo que permite una toma de decisiones informada. Un sistema de inventario continuo, que se actualiza instantáneamente, es la opción preferida, ya que ofrece una visión genuinamente actualizada de los niveles de inventario, en lugar de depender de datos de la noche anterior o de hace unas horas. La visibilidad que proporciona una solución de administración de inventario mejora en gran medida la viabilidad de lograr un equilibrio óptimo de existencias al ayudar a los empleados a cronometrar nuevos pedidos y monitorear métricas clave como la rotación de inventario y el volumen de ventas. Además, un Sistema de Administración de Almacenes (WMS) complementa esto al optimizar el cumplimiento y procesos de envío, lo que resulta en operaciones más rápidas y rentables

5 — Renegociar con proveedores/clientes

Otro enfoque para reducir costos de mantenimiento de inventario implica reevaluar sus acuerdos con proveedores y clientes. Asegúrese de no asumir la mayoría de los riesgos y gastos inevitables antes de que los clientes realicen compras.

Por ejemplo:

• Estructure los contratos con los proveedores de manera que los haga responsables de daños, robos o gastos administrativos mientras la mercancía esté bajo su custodia.

Los fabricantes y distribuidores también deben explorar estrategias para evitar gastos de tenencia excesivos. Un método consiste en especificar una duración máxima para la retención de inventario en el acuerdo e imponer tarifas por cada día más allá de ese período para recuperar algunos de los costos de transporte asociados.

Shipedge WMS: La solución para reducir los costos de transporte de inventario

En conclusión, gestión de inventario de manera efectiva es crucial para las empresas que buscan optimizar su salud financiera y eficiencia operativa.

Excesivo costos de mantenimiento de inventario puede tener un impacto significativo en los resultados de una empresa y abordar este problema requiere un enfoque multifacético.

Shipedge, con sus sólidas capacidades de administración de inventario, brinda valiosa asistencia en tres áreas clave: administración de inventario, previsión de demanda y auditorías de inventario.

Shipedge ayuda en la racionalización de la gestión de inventario al ofrecer visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, ayudando a las empresas a tomar decisiones informadas sobre los niveles de existencias y la rotación. Esta transparencia es crucial para reducir el exceso de inventario y los costos de transporte asociados.

Las funciones de pronóstico de demanda del sistema permiten a las empresas predecir con precisión las necesidades futuras de inventario, asegurando que mantengan niveles óptimos de existencias sin exceso de existencias ni escasez. Esto se traduce en ahorros de costos y una mejor satisfacción del cliente.

Shipedge simplifica el proceso de auditoría de inventario, lo que facilita el seguimiento, la administración y la conciliación de las discrepancias en el inventario. Esto ayuda a identificar y abordar problemas como mercancías que se encogan o dañan rápidamente, reducción de pérdidas financieras.

Incorporando Shipedge en su estrategia de administración de inventario puede tener un profundo impacto en el bienestar financiero de su negocio. Al minimizar los costos de transporte de inventario, optimizar los niveles de stock, y potenciando control general de inventario, Shipedge permite a las empresas prosperar en el competitivo mercado actual mientras mantiene márgenes de beneficio saludables.

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